Reducir trámites, reto de entidades privadas

La manía de los colombianos de tener todo autenticado "hasta la foto de la novia" es uno de los caprichos que, según el superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, debe desaparecer no solo en el sector público sino en el privado.

Él es uno de los convencidos de que "los colombianos desconfiamos entre nosotros mismos" y por eso la cantidad de documentos para autenticar. De ahí, viene la iniciativa del presidente Juan Manuel Santos, de que la Superintendencia de Notariado y Registro sugiera al sector privado algunos trámites que podrían evitarse y contribuirían a agilizar la vida de los colombianos.

En lo económico, los cambios con el decreto-ley antitrámites no representarán un golpe para las notarías, asegura Vélez, porque requerimientos como el certificado de supervivencia, eran gratuitos. Además, la constitución del patrimonio de familia inembargable que se debía tramitar ante un juez, pasará a ser función de los notarios.

¡Adiós a las supervivencias!
Para los jubilados y beneficiarios de pensiones, el certificado de supervivencia es un "karma" por el esfuerzo que significa para algunos ir a la notaría y hacer el trámite.

El esfuerzo es físico y económico porque aunque el documento no tiene costo, algunos por problemas de salud deben pagar taxi y tomarse "alguna cosita" después del trámite.

Aunque el certificado de supervivencia desaparecerá a partir del primero de julio, para Vélez su eliminación también constituye un respiro para los notarios, porque ellos deben destinar a veces hasta tres personas para su expedición. "Era destinar personas que deberían estar en otros trámites notariales para hacer las supervivencias. Eso podría congestionar algunas notarías".

Ni diplomas ni calificaciones
En Colombia todo es sujeto de ser autenticado, asegura Jorge Enrique Vélez. Por eso no duda al afirmar que los notarios están acostumbrados a recibir peticiones de autenticar documentos que, a su juicio, no requerían cumplir con ese requisito.

El decreto-ley antitrámites establece que los organismos del Estado ya no deberán exigirlos pero el reto será que entidades privadas que los exigen, dejen de hacerlo.

Un caso común es la petición que hacen algunas universidades o colegios de llevar las calificaciones o los diplomas autenticados para hacer un trámite de ingreso o transferencia.

"Si la universidad o el colegio público ya no pueden exigir el documento ¿para qué lo van a hacer las instituciones privadas? Ese es un ejemplo de las cosas que se pueden cambiar", indicó Vélez.

Eso sí, hay documentos, como los poderes, que deben autenticarse, por la gravedad de los procesos que ellos implican.

Declaraciones extrajuicio
¿A quién no le han pedido una declaración extrajuicio? Hasta el mismo superintendente de Notariado y Registro cuenta sin poder contener la risa, que cuando iba a asumir su cargo le pidieron certificar ante un notario que no tenía hijos.

Para él, las declaraciones extrajuicio no tienen una gran utilidad porque las entidades que las reciben son las que deben verificar que lo que se dice en ellas es cierto. Es decir, el documento como tal es solo eso, un papel, la información -que podría obtenerse de forma verbal- igual debe comprobarse.

En el sector privado, se podría decir que los bancos son las entidades que más los requieren, indicó Vélez.

"Una persona puede ir a decir que no es casado, que no trabaja, puede decir lo que sea y nosotros lo único que podemos hacer es transcribirlo porque nuestra función no es entrar a verificar esta situación. Eso sí, cualquier mentira que se diga en una declaración extrajuicio puede tificar el delito de falsedad", explicó el superintendente.

Prepararse para lo que viene
Pero el "airecito" que van a tener los notarios con menos autenticaciones y certificados de supervivencia será temporal, porque según Vélez se tienen que preparar para lo que les correspondería asumir en caso de aprobarse el proyecto de reforma a la justicia que hace trámite en el Congreso.

La norma establece que los notarios, abogados y conciliadores podrían tener atribuciones temporales para disminuir la congestión judicial. Además, los notarios tendrían funciones de jueces de paz.

Vélez, todavía no dice cómo afrontarían el reto, solo asegura que se están "preparando".