Las claves para montar un evento exitoso

  • Contacto e es una empresa con más de 13 años de experiencia en la producción de eventos. La imagen es en Colombiamoda 2017.
    Contacto e es una empresa con más de 13 años de experiencia en la producción de eventos. La imagen es en Colombiamoda 2017.

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Publicado el 22 de diciembre de 2017

Medellín es una ciudad atractiva para eventos: culturales, académicos, deportivos, de moda, gremiales... La ciudad cuenta, además, con la infraestructura hotelera y de transporte necesaria para recibir a los visitantes, además de atractivos turísticos y gastronómicos para encantar.

Así que aquí se llevan a cabo eventos pequeños, medianos, grandes. Los hay, también, que son grandes eventos de ciudad, multitudinarios. Y todos deben salir impecables. ¿Cómo lograrlo?

La calidad técnica de cualquier montaje depende de varios factores. Del presupuesto del organizador, por supuesto, pero también del conocimiento, la creatividad, el talento y la tecnología con la que cuente el productor contratado.

Eche cabeza sobre aquellos eventos a los que usted ha asistido. ¿Recuerda cómo fue la expectativa? ¿Fue fácil adquirir la boleta? ¿Qué tal el parqueo? ¿La fila de ingreso estaba organizada? ¿El sonido estuvo bien? ¿Fue sencillo ubicarse dentro del recinto?

“Los eventos son experiencias sensoriales y emocionales”, asegura Martha Ligia López, gerente de la empresa productora Contacto e. Y advierte, además, que “no hay evento que no compita con otros similares, todos son comparados con otros desde el más mínimo detalle”.

Detrás de los montajes más importantes de Colombiamoda 2017 estuvo Contacto e.
Detrás de los montajes más importantes de Colombiamoda 2017 estuvo Contacto e.

Innovación constante

Está claro que Medellín es atractiva, pero hay que ir más allá de las cualidades de la ciudad. No basta el perfil de las montañas para que un evento cause recordación entre los asistentes. “La producción técnica apoya en la generación de aplausos, suspiros, emociones, impacto, sorpresa, asombro...”, agregan desde Contacto e. Es el tiempo durante el cual transcurre el evento el que deja ese sabor en la boca, en la mente o en el corazón de quienes asisten.

Y la producción técnica es un área en constante evolución e innovación, pero no basta con adquirir tecnología de punta si las empresas que prestan el servicio, como quienes las contratan, desconocen el verdadero potencial de los equipos con los que cuentan.

Sonido, iluminación, video, estructuras y escenarios son, cada uno, una especialidad en el montaje de un evento. Cada una es un mundo diferente y, aunque es importante que quienes contratan conozcan la terminología básica, el funcionamiento general y estén al tanto de quiénes pueden proveer no solo equipos de última tecnología, sino también quiénes los saben explotar para lograr su máximo potencial, lo es más aún que sepan qué tipo de evento necesitan y cómo se va a desarrollar.

“El cliente debe tener muy claro el evento que quiere, el que se imagina, para poder darle la mejor asesoría y las soluciones ideales y reales de lo que va a necesitar para llevarlo a cabo. ¿Es muy protocolario? ¿Hay discursos? ¿Música en vivo o ambiental? ¿Video, imágenes o ambas? ¿Conexión de datos? Eso debe estar articulado para que todo funcione correctamente”, indica Martha.

La innovación y la creatividad son fundamentales para un buen evento.
La innovación y la creatividad son fundamentales para un buen evento.

Entre lo deseado, lo ideal y lo óptimo

Hay un asunto real: en la industria de los montajes de eventos, la tecnología se renueva constantemente, pero también es cierto que no todo lo nuevo aplica para todos los eventos. “A veces todo se vuelve una tendencia y la gente lo pide porque está de moda, pero puede ser que su evento no requiera para el sonido de un sistema line array, sino un sistema de bafles con trípode. Lo mismo con las pantallas LED. Hay que saber cuándo usarlos, dónde y para qué”, aconseja Martha.

Por eso el secreto está en dejarse asesorar, escuchar a los expertos para tener el equipamiento ideal acorde con el evento que se está organizando. No se trata solo de alquilar un micrófono, si no de saber qué tipo de micrófono es el que se requiere; no se trata de contratar el sistema de altavoces más potente del mercado, si no de tener aquel que proporcione los decibeles apropiados para el espacio donde se desarrollará el evento; no se trata de poner la luz más potente, si no de saber qué se requiere iluminar y cómo. Esos son secretos que saben quienes tienen experiencia en el montaje de eventos.

“Esto no es un asunto de equipos. Se trata de un servicio con un alto nivel de responsabilidad, pues trabajamos en vivo y en directo, con la presencia del público”, agrega la gerente de Contacto-e, una empresa experta en la producción técnica de eventos.

Los eventos de hoy

Hay detalles imprescindibles para que un evento salga perfecto. Uno de ellos es la articulación de la producción, “que exista un hilo conductor entre quien se sueña el evento y todo lo que sucederá en este: decoración, escenografía, sonido, luces, video... Un buen productor general debe estar detrás de todo ese entramado que junte lo deseado con la parte técnica”, aconseja Martha.

Además, para la parte técnica es fundamental contar con tiempos de montaje, disponibilidad del espacio y tiempo para los ensayos. “Mientras más claridad tenga el cliente sobre lo que quiere, más fácil es ofrecerle las soluciones que necesita”.

También es importante contar con una compañía que cumpla con la normatividad para el montaje de los eventos, que la conozca, y así evitar cancelaciones por parte de las autoridades.

En general, agrega Martha, los eventos de hoy (empresariales, académicos, institucionales, de moda, artísticos, sociales, ferias o activaciones) suelen ser propuestas más creativas y menos formales Son, sobre todo, experiencias sensoriales.

Contexto de la Noticia

Para saber más Sobre Contacto e

Con un recorrido de 13 años como empresa y más de 30 años en experiencia de parte de sus socios fundadores, Contacto e se proyecta como la compañía proveedora de producción técnica de eventos de ciudad. Trayectoria y capacidad operativa que se evidencian en un promedio de 400 eventos al año y que ponen al servicio de clientes corporativos y culturales.

Su talento y tecnología han recorrido múltiples espacios (pequeños-medianos-masivos) de la ciudad, el país y el exterior. Experiencia, creatividad, tecnología de punta y cuidado por los detalles es el mix que hace que su evento sea espectacular. Satisfacer las expectativas de sus clientes y sorprender a su público con una experiencia memorable es la motivación que conecta a Contacto e con los mejores eventos de ciudad.