Coordinación de los detalles
Cuando se piensa en la realización de una convención o un congreso, uno de los aspectos más importantes es tener claro qué se quiere comunicar.
Por esto, la elección de un lugar para llevar a cabo un determinado evento debe ir en concordancia con los objetivos que este busca.
Como lo explica Javier Álvarez Lozano, catedrático experto en protocolo y organización de eventos, "hoy en día existen muchos lugares que ofrecen tecnología y un buen personal operativo para realizar cualquier tipo de certamen".
Es por esto que en el momento de elegir un sitio, la principal recomendación es nunca olvidar la directriz del evento, es decir, la intención.
Recomendaciones
A la hora de realizar un evento son muchos los aspectos que no se pueden olvidar, pues son importantes para garantizar su éxito.
Según Néstor Velásquez, gerente de relaciones públicas del Hotel Intercontinental, "cuando se piensa en el lugar es importante saber cuántas personas asistirán realmente, así se evitan sobrecostos. Además, el montaje de los equipos y la adecuación espacial será mucho mejor".
Por su parte, Elkin Darío Duque Avendaño, coordinador del área operativa de Panelco, recomienda elegir un sitio de fácil acceso para los participantes y visitantes, que tenga rutas de evacuación, en caso de presentarse alguna emergencia, y que además cuente con una muy buena capacidad de parqueo.
Pero así como el espacio y las cualidades físicas son importantes, también es necesario que haya una buena comunicación y coordinación, entre los organizadores y los encargados del sitio donde se está realizando el evento.
De esta manera se evitan errores y hay un mayor cumplimiento del cronograma de actividades.
Como asegura Néstor Velásquez, "las convenciones y los congresos están llenos de detalles y el cumplimiento de estos harán que se logre el éxito".
Logística y tecnología
Hoy en día todos los lugares que tienen salones o auditorios para realizar congresos y convenciones cuentan con la mejor tecnología.
Desde equipos que permiten hacer una traducción simultánea, hasta Internet inalámbrico para llevar a cabo una videoconferencia. En la actualidad todo está disponible para desarrollar con calidad y efectividad las actividades que hacen parte de un congreso o una convención.
Según Javier Álvarez, la posibilidad de acceder a cualquier tipo de tecnología ya no es una novedad, pues todos los sitos cuentan con los elementos necesarios para cumplir cualquier requisito.
Por otra parte, también es necesario contar con un equipo humano que brinde soporte técnico en caso de presentarse algún inconveniente.
Es por esto que el apoyo del equipo operativo se convierte en otro elemento relevante.
Ya sea con personal propio o externo, lo importante es que el montaje y el desarrollo del evento cuente con todo lo necesario para garantizar su éxito.
Por ejemplo, existen empresas como Panelco que ofrecen los servicios de alquiler y montaje de todo tipo de elementos (luces, tarimas, techos, carpas, sonido, panelería, entre otros) para ferias, certámenes empresariales, congresos, convenciones y demás eventos.
Por eso a la hora de pensar en la adecuación del espacio, lo más recomendable es buscar asesoría.
Según el coordinador del área operativa de Panelco, "el montaje debe ser de acuerdo con lo que exija y necesite cada certamen".
En cuanto a los recursos que se emplean con mayor frecuencia, asegura que la panelería es más usada en las divisiones de stand, las tarimas en los conciertos y conferencias, y las carpas o techos cuando el evento es al aire libre.
Encontrar un buen lugar para realizar un congreso, una convención u otro evento ya no es una tarea difícil de hacer, lo importante es que todo: la logística, planeación y la coordinación de las conferencias y demás actividades busquen cumplir los objetivos del certamen.