Prepare un plan de trabajo que distribuya el tiempo y organice el entorno para con esto alcanzar los objetivos profesionales que se proponga.

Cada año, por esta época, todos comenzamos a planificar lo que será nuestro siguiente año. Dentro de ese plan, nos proponemos objetivos para cambiar lo que no nos gustó del año que termina y reflexionamos sobre los avances necesarios para potenciar el futuro. Mucho de ese plan se queda en la cabeza, algo llega al papel y solo un poco logra ejecutarse. Esta tendencia a planear y no actuar es una constante de los seres humanos, que algunos aceptan argumentando que vale la pena soñar; pero que otros rechazan, justamente los que se destacan, y se convierten en actores activos de la sociedad.

Esa realidad frustrante que se vive cada año es producida generalmente por una mala gestión del tiempo y por la tendencia humana hacia la procrastinación. Y ese escenario, si no se enfrenta, se convierte en un círculo vicioso que nos aleja de los objetivos y sumerge en una zona de confort, de la cual es cada día más difícil salir. Romper esa rutina y ponerse manos a la obra en lo planeado es el camino, y para lograr eso se necesita decisión y metodología. De la primera se encarga usted y nosotros, en este artículo, le ayudaremos con la segunda.

El problema esencial, que origina el círculo vicioso, es que las personas dedican solo una parte pequeña de su tiempo a lo verdaderamente importante. Esto sucede, porque se le entregan excesivos recursos a hacer cosas que tienen poco impacto en el resultado final. La avalancha de información, en parte producida por el alto involucramiento de la sociedad con las nuevas tecnologías, llena nuestras vidas de tareas y demandas de atención, que al final aportan poco, pero consumen mucho.

Cómo alcanzar la productividad extraordinaria

Esta productividad se alcanza con tres pasos: el desarrollo de la habilidad para tomar decisiones, el diseño de un sistema organizativo poderoso y la construcción de la matriz de gestión del tiempo. A continuación abordaremos estas tres etapas:

1. El primer paso, desarrollar la habilidad para tomar decisiones

Nuestra primera tarea, para volvernos más productivos, es preocuparnos por obtener la capacidad de discernir sobre lo que es crítico y lo que no. Esta habilidad, que creemos será una de las competencias más valoradas en el futuro por las organizaciones, nos pondrá en la ruta correcta hacia la productividad.

Vivimos en un presente en el cual los trabajos manuales dejaron de ser diferenciales. Ahora, lo realmente disrruptivo y prometedor es el trabajo mental, ese que transforma negocios y crea líderes. Esta reflexión es el punto de partida e insumo esencial para la toma de decisiones. Hoy, debemos priorizar las tareas creativas e innovadoras, y restarle tiempo a las de gestión y operación. El valor económico actual ha cambiado, el trabajo con bajo contenido de decisión perdió relevancia y el trabajo con alto contenido de decisión —en el que el cerebro es la clave— se volvió trascendental. Tenga en cuenta esta primera premisa cuando tome decisiones sobre los quehaceres.

Otra idea valiosa que se debe sumar para acertar en la toma de decisiones es entender que ser productivo no significa hacer más cosas sino hacer las correctas. Este concepto, que deben asimilar quienes están decididos a ser más productivos, ayuda a mirar las tareas desde una perspectiva diferente, una perspectiva que prioriza hacer lo correcto, de la mejor calidad posible y en el menor tiempo. Productividad, entonces, no es hacer más con menos, sino hacer lo importante con menos. Convertirse en una máquina para tratar de hacer más en menos tiempo no crea una productividad extraordinaria; lo verdaderamente valioso, para encaminarse hacia lo altamente productivo, es: detenerse, pensar, entender y priorizar a la hora de tomar decisiones. El secreto está en decantarse por el trabajo mental y por lograr más con menos, esta es la forma correcta de impactar en los resultados.

2. El orden, el principio que rige las mentes productivas

La segunda etapa del proceso hacia la productividad, después de aprender a tomar buenas decisiones, es el orden. Dar orden a las cosas que nos rodean es prioritario, sobretodo cuando esas cosas son insumos para los quehaceres.

En esta fase más que al orden físico del lugar de trabajo, que también es importante, nos referimos al orden operativo y mental. Estructurar la información es crucial para alcanzar los objetivos, porque cuando hay confusión allí se pierde mucho tiempo. Para ordenar la información, primero se necesita entender los tipos de información. Existen cuatro clases de información en la vida laboral: citas, tareas, contactos y documentos. Tener un sistema organizativo para estos cuatro tipos de información optimiza el tiempo y facilita el rendimiento. Este sistema debe ser simple y accesible en cualquier momento o lugar.

En resumen, lo que se necesita crear para ser productivo es: (1) que las citas estén diligenciadas en un calendario público que permita adjuntar lo que se requerirá en cada una de ellas. Es decir, contar con una agenda detallada, clara con los tiempos invertidos y desplazamientos, para poder planificar y optimizar. (2) Que las tareas estén ordenadas y priorizadas en un documento maestro. Allí debemos incluir las personas involucradas y los resultados y objetivos esperados. (3) Que el directorio de contactos esté bien gestionado. Con esto podremos ser eficientes en las comunicaciones e interacciones. Por último, (4) que desarrollemos un sistema claro de organización de los documentos, para evitar perder tiempo buscando la información que se necesita para cada tarea, cita o contacto. En resumen, el orden necesario para ser productivo, además de lo meramente físico, se alcanza con un calendario, un listado de tareas, un directorio de contactos y una forma de organización estructurada para los documentos.

3. La matriz del tiempo, la herramienta revolucionaria

En la actualidad, son muchos los individuos que están agobiados por un enorme volumen de tareas repetitivas, inaportantes e innecesarias. Es común toparse con personas o equipos de trabajo atrapados en rutinas laborales poco eficientes. Una situación que profundiza la sensación de improductividad e insatisfacción y que acrecienta su deseo por conformarse simplemente con terminar los pendientes a tiempo y de cualquier forma. Esto destruye la motivación e impide la exploración de las cosas que harán evolucionar el desempeño profesional. Con el pasar del tiempo, y con la rutina, la que podría ser una vida de extrema productividad, queda sepultada debajo de una listas interminable de cosas por hacer. En estos escenarios, el futuro queda subyugado a una operatividad engañosa, porque creemos que hacemos mucho, pero en realidad avanzamos poco; creemos que trabajamos en exceso, pero realmente aportamos y transformamos poco.

Para ser verdaderamente productivo, además de capacidad y asertividad en la toma de decisiones y de orden, necesitamos crear y desarrollar hábitos que nos obliguen a ser conscientes sobre todo lo que hacemos y el tiempo que invertimos en cada cosa. Con esto, podremos avanzar apagando el piloto automático de la rutina, dejaremos de decir «estoy muy ocupado» y nos concentraremos en visualizar el lugar de destino y sus tareas asociadas. La matriz del tiempo —creada por Stephen Covey— es una excelente herramienta para conseguir esto. Esta metodología busca clasificar los quehaceres en cuatro cuadrantes, dependiendo de cuan importantes y urgentes son:

El cuadrante C1. Aquí se encuentra lo urgente e importante. En este cuadrante se ubican las tareas obligatorias, esas que se deben ejecutar rápido, sin aplazamientos. Las personas productivas son conscientes que no se puede pasar mucho tiempo aquí, para evitar sentirse como un hámster, preso de la rutina, agotado y alejado de la productividad. El orden y la planificación nos sacan de este cuadrante, y nos impulsan hacia los estadios verdaderamente productivos.

El cuadrante C3. En este cuadrante se almacenan las tareas urgentes, pero poco importantes. En este cuadrante se ponen las interrupciones inútiles y las tareas que nos quitan el ritmo. Informes innecesarios, reuniones desgastantes, correos electrónicos, etc. son algunas de las que están en este cuadrante. Restringir el tiempo invertido allí y ubicar esas asignaciones en espacios específicos del día es una obligación para no caer en la improductividad. Muchos pasan excesivo tiempo en el C3, pensando que están en el C1, no caiga en esta trampa, afine su habilidad para categorizar y tomar decisiones.

El cuadrante C4. Aquí ubicamos lo que no es ni importante ni urgente. Este es el cuadrante del desperdicio. Horas revisando las redes sociales, llamadas eternas, conversaciones interminables en WhatsApp, entre otras, son las tareas más comunes de este cuadrante. Restringir los momentos destinados a este cuadrante liberará mucho espacio y tiempo para transformar nuestra productividad.

El cuadrante C2. Este es el cuadrante de la productividad extraordinaria. En este lugar encontramos las tareas importantes, pero no urgentes. Es aquí donde tomamos el control y marcamos la diferencia. El tiempo invertido en el C2 reducirá las crisis y problemas; porque, de forma consciente, estaremos trabajando en la planificación, preparación y prevención. En este cuadrante se ubican las tareas productivas, creativas y racionales, aquellas que realmente multiplican los resultados.

BIBLIOGRAFÍA

KOGON, Kory. MERRILL, Adam. RINNE, Leena. «The 5 Choices. The Path to an Extraordinary Productivity». Penguin Random House. Octubre de 2015