Cinco señales de que el trabajo híbrido está haciendo perder tiempo a su empresa

El trabajo híbrido se consolidó en muchas empresas como una alternativa para ganar flexibilidad, reducir tiempos de desplazamiento y mejorar la productividad. Sin embargo, cuando no existe una estructura clara, esta modalidad puede generar el efecto contrario: más reuniones, tareas duplicadas, controles adicionales y menos tiempo para ejecutar.

Uno de los problemas más silenciosos aparece cuando las compañías trasladan al modelo mixto las mismas prácticas que utilizaban durante el trabajo presencial, sin rediseñar sus procesos. El resultado es una mayor carga operativa para empleados y líderes.

Edwin Fernando Alfaro Bernales, director del programa de Ingeniería Industrial de Areandina, sede Valledupar, explica que muchas organizaciones adoptaron el trabajo híbrido sin revisar cómo debían funcionar sus procesos en ese nuevo contexto.

“La empresa suele creer que está ganando control, cuando en realidad está multiplicando pasos. El problema no siempre es falta de compromiso de los equipos, sino una estructura mal definida que obliga a repetir, confirmar y volver a registrar la misma información”, señala.

Una primera señal son las reuniones duplicadas. Un encuentro presencial puede repetirse posteriormente por videollamada para incluir a quienes trabajan de manera remota.

La segunda es la solicitud repetida de información. Un avance registrado en una plataforma puede volver a pedirse por correo, mientras una tarea previamente asignada se confirma nuevamente por chat o durante una reunión de seguimiento.

La tercera señal es la validación por múltiples canales. Cuando una misma instrucción aparece simultáneamente en correo, chat y plataformas corporativas, aumenta el riesgo de confusión sobre cuál es la versión definitiva.

La cuarta es el exceso de reportes y controles. La ausencia física puede llevar a algunos líderes a pedir actualizaciones adicionales, validaciones y reuniones de seguimiento que antes no eran necesarias.

Finalmente, está la sensación permanente de disponibilidad. Si los trabajadores sienten que deben responder constantemente por diferentes canales, la jornada se fragmenta y disminuye el tiempo destinado a tareas de mayor valor.

Falta de reglas y desconfianza aumentan el reproceso

La ausencia de criterios claros sobre los canales de comunicación también favorece la duplicación. Cuando una empresa no determina qué asuntos requieren una reunión, cuáles deben gestionarse por un canal oficial y cuándo basta con una actualización breve, los empleados terminan actuando por costumbre, intuición o prevención.

A esto se suma la desconfianza. Algunos líderes pueden interpretar la falta de presencia física como una necesidad de aumentar la supervisión. Aunque la intención sea mantener alineados a los equipos, el resultado puede ser mayor saturación, reprocesos y menor claridad.

Pero, ¿cómo ordenar el trabajo híbrido sin aumentar las reuniones?

Desde la Ingeniería Industrial, la recomendación es cambiar la forma de medir la jornada. En lugar de concentrarse únicamente en la presencia o en la cantidad de interacciones, las empresas deberían analizar el flujo real de cada proceso.

Esto implica revisar cuánto tarda una tarea en completarse, cuántas veces debe devolverse, dónde se generan los retrasos y cuántos canales intervienen para resolverla.

También existen señales concretas de alerta: reuniones que ocupan buena parte del día, mayores tiempos de entrega en procesos clave, instrucciones que se repiten en diferentes plataformas y trabajadores que sienten que deben estar disponibles permanentemente.

“Un modelo híbrido bien diseñado no necesita más vigilancia, sino mejores reglas. Cuando cada persona sabe qué canal usar, quién decide, quién ejecuta y dónde queda el registro oficial, baja la fricción y el trabajo avanza con más fluidez”, afirma Alfaro.

Una de las primeras medidas consiste en establecer criterios sencillos para la comunicación. Según el experto, cada intercambio puede clasificarse de acuerdo con tres variables: urgencia, complejidad y necesidad de respuesta en tiempo real.

Con estos criterios, la empresa puede determinar qué asuntos deben resolverse por chat, cuáles requieren un documento compartido, qué situaciones justifican una videollamada y cuáles realmente ameritan una reunión formal.

También es necesario establecer reglas de escalamiento. Esto significa definir cuándo un asunto debe pasar de un canal corto a otro formato de comunicación. Así se evita que una misma tarea permanezca abierta simultáneamente en varios frentes y que los empleados desconozcan cuál es la instrucción definitiva.

Mapear los procesos ayuda a reducir tareas repetidas

Otra recomendación es seleccionar entre tres y cinco procesos críticos de la organización y seguirlos de principio a fin. Este ejercicio permite identificar validaciones innecesarias, responsabilidades poco claras y sistemas que están duplicando información.

Para hacerlo pueden utilizarse herramientas como las matrices RACI, los diagramas de flujo y la revisión de calendarios. Estas metodologías permiten ordenar responsabilidades y detectar reuniones que podrían eliminarse en pocas semanas.

“Muchas mejoras no exigen grandes inversiones. A veces el cambio más importante es decidir cuál es la fuente oficial de información y comprometer a todos con una regla básica: si no está allí, no existe como instrucción formal”, concluye Alfaro.

El trabajo híbrido, por tanto, no tiene por qué convertirse en una fábrica de tareas repetidas. Cuando existe una estructura clara, puede ofrecer flexibilidad y resultados. Pero si los procesos no se adaptan a la nueva dinámica, las empresas pueden terminar destinando cada vez más tiempo a coordinar, confirmar y controlar, mientras reducen el tiempo disponible para producir y avanzar.

Bloque de preguntas frecuentes

¿Cuáles son las principales señales de un trabajo híbrido mal organizado?

Reuniones repetidas, solicitudes duplicadas de información, instrucciones en varios canales, exceso de reportes y una sensación permanente de disponibilidad.

¿Cómo puede una empresa mejorar la organización del trabajo híbrido?

Debe definir qué canal utilizar para cada tipo de comunicación, establecer responsables y reglas de escalamiento, y determinar una fuente oficial para registrar la información.

¿El trabajo híbrido reduce necesariamente la productividad?

No. Un modelo híbrido bien diseñado puede aportar flexibilidad y eficiencia. Los problemas aparecen cuando las empresas trasladan prácticas presenciales al entorno híbrido sin rediseñar sus procesos.