Algunos trucos para volverse un duro en Excel

Según Microsoft, más de 500 millones de usuarios en el planeta manejan Excel, esto significa que 16 % del mundo ya vio la necesidad de hacer cualquier tipo de operación matemática en una hoja de cálculo.

Paolo Pedraza, jefe de ventas de Ninja Excel en Colombia, plataforma de capacitación en Excel exclusiva para empresas, explicó que a nivel laboral este programa (lanzado hace 37 años) se ha convertido en una herramienta básica para adelantar tareas que impliquen cálculos sencillos y realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información.

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“El 82 % de los roles en cualquier empresa tienen que interactuar con Excel, por eso es tan importante conocerla y saber cómo se utiliza”, dijo Pedraza, quién agregó que con el software se puede ir más allá de las funciones básicas de sumar, restar, multiplicar o manejar una tabla dinámica.

Esto significa que brinda la posibilidad de manejar tableros o cuadros con gráficos dinámicos para llevar estadísticas de asuntos personales o laborales, por ejemplo. O crear agendas y cronogramas como guías del día a día, también se pueden hacer listados de nóminas, entre otras funciones.

La herramienta, según el experto, es una ayuda para la gente del común porque permite llevar de una manera fluida y organizada sus vidas: con ella se tiene un control organizado de los datos, finanzas personales o tablas de amortización de un crédito (saber cómo van las cuotas).

En el ámbito profesional destacó que conocer el manejo de esta herramienta hace que una persona sea más competitiva en el mercado laboral frente a otros. “Excel se consolidó como la hoja de cálculo líder en el mundo, por eso aprovecharla al máximo beneficia, entre otras personas, a gerentes, jefes de áreas y directivos a la hora de tomar decisiones trascendentales en el rumbo de las empresas”.

Muchas personas ven este programa como algo complejo y temen que el proceso de aprendizaje sea demasiado difícil, por eso con ayuda de Pedraza compartimos ocho recomendaciones básicas para que use las hojas de cálculo como todo un profesional.

Los trucos

1. Seleccionar todas las celdas de una hoja

Basta con que presiones las siguientes teclas: CTRL + E. Si tienes Mac, presiona Cmd + A. Este truco puede ser de mucha utilidad para cambiar elementos del formato de manera rápida.

2. Eliminar celdas en blanco

Seleccionar el área que tiene las celdas en blanco, presionar F5 para dirigirse a “Ir a” > “Especial” y allí seleccionar celdas en blanco. Presionar CTRL y la tecla “–“ (menos). Presionar eliminar filas.

3. Encontrar valores duplicados en una lista

Seleccionar los datos a validar, luego en pestaña de Inicio va al icono de “Formato condicional” del grupo “Estilos”. Clic en “Reglas para resaltar celdas” y después seleccionar “Valores Duplicados”.

4. Editar una celda sin utilizar el mouse

Un experto de Excel optimiza su tiempo lo más posible. Para editar una celda sin tener que hacer doble clic con el mouse, basta con que presiones F2.

5. Aplicar el formato de moneda de manera automática

Seleccionar los datos y presionar simultáneamente CTR + SHIFT + 4, de esta manera puede convertir sus valores convertidos a monedas.

6. Importar data directamente desde la web

Copia el link de la URL donde está la información que desea agregar a la hoja de cálculo. En la pestaña Datos, ir a Obtener Data > De otras fuentes > De la web. Pegar la URL copiada y listo. Seleccionar la tabla que desea pegar y así logra los datos importados.

7. Convertir valores en porcentajes rápidamente

Seleccionar los números a convertir y presionar las teclas CTR + SHIFT + 5 al mismo tiempo.

8. Aplicar botón de autofiltro

Para filtrar datos solo debe ubicarse en cualquier parte de la lista y presionar CTRL + SHIFT + L de manera simultanea. Si da clic en la flecha que se genera en en encabezado de la lista, comienza a filtrar de muchas formas.