Si el correo electrónico le parece que es una presa de agua a punto de rebosar su propia capacidad, tal vez usted esté dándole la misma prioridad a los 100 o 200 mensajes que recibe a diario.
Este es uno de los planteamientos que hace Alberto Acero, director de Sapientia, quien a lo largo de su carrera como consultor en tecnología pone en práctica un viejo principio, conocido pero no aplicado: no es lo mismo ser eficaz que eficiente. Y con ello quiere decir que no hay que leer todo lo que recibe, sino solo lo que debe leer.
Quizás conviene aplicar la vista previa y tomar decisiones en el instante en que visualiza un texto, para así tener una bandeja de entrada más liviana.
Alberto comparte su rutina. Dice que define una hora para leer el correo y a partir de allí los cataloga si son de clientes, de prospectos, de operaciones en curso o sesiones a realizar. También precisa lo que hay por hacer y entre su clasificación no olvida etiquetas personales: viajes, algún día y personal, como las llama.
Por lo que su carpeta de Inbox queda perfectamente definida. En ese espacio que dispone para tomar acción, hace lo que no se puede posponer o delegar.
"Mi recomendación es tomar un tiempo para explorar y definir el modelo más conveniente tanto a nivel de método como de uso tecnológico y después ser consistente con su aplicación".
En seguida, Acero propone algunas pautas que pueden ayudarlo a contener esa muralla bajo control.
1. Tenga un horario definido. Si cada vez que le alerta el sistema de correo que le llegó un mensaje usted lo abre, quizás pierda tiempo y concentración. Por ello, defina un horario o varias horas en el día si es necesario. "La relectura de correo es lo que más tiempo te hace perder".
2. Reduzca el número de buzones al mínimo. Si ha creado cuentas en cada etapa de su vida es hora de saberlas administrar. Dos esenciales, una para el trabajo y otra personal, y puede tener una más a la que se denomina "de bajo interés". Allí caben las suscripciones a sitios o productos web, promociones que le interese o la cuenta asociada a un sitio de redes sociales, que no sea su medio principal de contacto. Así podrá mirarlo cada 15 días. Si alguno de ellos termina por ser interesante lo mueve a "alta prioridad".
"Esta práctica reduce de forma considerable el correo que llega a nuestras cuentas principales y es una práctica segura para proteger la identidad".
3. Establecer un sistema de referencia ágil.
Las reglas son producto de los hábitos que funcionan para uno. Así que hay que tomarse el tiempo para identificar esto. Una de ellas puede ser poner color solo a los mensajes que sean enviados "Para mí". O que vengan del grupo primario, entre otras ideas.
4. Cuantos menos clic haga más tiempo ahorrará. Activar la vista previa en los mensajes le permitirá saber de un vistazo si es un correo spam, genérico o con una tarea específica para usted.
La configuración de la pantalla debe mostrar: remitente, fecha, asunto y contenido del correo. Así, la lectura se puede hacer más rápida y efectiva.
5. Carpetas es una buena opción, pero pocas. Si cree que solucionará el problema del correo no resuelto enviando a carpetas, se equivoca. La idea es tener pocas, máximo tres: una para el trabajo, otra personal y una última para un proyecto especial en el que se esté trabajando.
6. Active la búsqueda inteligente. "No delegue el sistema de búsquedas a su cerebro", sino que haga que su computador trabaje para usted. Para ello, investigue la aplicación con la que se gestione el correo.
En Windows 7, el icono que abre a los programas y y el panel de control y en Apple el Spotlight, le ayudan con la búsqueda de archivos.
7. No siga "chateando" por mail. Hay quienes creen que el correo es una comunicación instantánea, pero no es así. Mejor coja un teléfono o utilice un chat.
8. Guarde la cortesía. Como una herencia de una cultura notarial, la gente llama a confirmar si un correo llegó, lo que hace perder tiempo, pues los servidores actuales emiten una respuesta que indica que no llegó al destinatario, aún si no está habilitada la opción correspondiente.
Al escribir, incluso una respuesta, como mínimo, salude y despídase. "Esto nos hace humanos", dice Alberto.
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