8. Rompa las cadenas de procesos secuenciales que posibilitan el fraude. Una de las principales estrategias para evitar los fraudes, o al menos para reducir sus efectos, consiste en impedir la acumulación de funciones incompatibles. En teoría, nunca una misma persona debería iniciar y terminar completamente una operación. Sin embargo, ello no siempre es posible, ya que en determinadas circunstancias, como las limitaciones de espacio o el tamaño de la empresa en general o de una sede o sucursal en particular, deben encargarse a una sola persona la ejecución de tareas incompatibles desde el punto de vista de la seguridad.
En estos casos, las mejores prácticas aconsejan limitar las atribuciones o poderes de negociación de dicha persona, al tiempo que se implementen esquemas de monitoreo cercano o en tiempo real de sus actividades, para detectar de manera temprana cualquier desviación que requiera ser explicada.
Por ejemplo, si el encargado de una agencia comercial de una gran empresa, que se ubique en un pueblo remoto, es una sola persona, con funciones de ventas, compras, recaudos, manejo de inventarios y generación de reportes para la sede principal, sus atribuciones deben limitarse a lo estrictamente indispensable. Por otro lado, el área de control interno o de auditoría de la empresa desarrollará esquemas de control para sus actividades, con mayor frecuencia que para aquellas sedes en las cuales se cuenta con más personal.
Otro riesgo que debe considerarse cuidadosamente es el de delegar una gran cantidad de autonomía en personas de total confianza, a quienes de manera paulatina se les va entregando funciones y poderes que a otra persona de menor confianza no se les darían. Sin proponérselo, estas personas terminan revestidas de poderes ilimitados en algunas áreas sensibles al fraude, como autorización de transferencias o firma de cheques.
La consecuencia de esta práctica, además, es la de acomodar el puesto de trabajo a las calidades de la persona que lo ocupa de manera temporal, en la creencia que dicha persona estará en el mismo cargo para siempre; y que en consecuencia no es necesario desarrollar controles específicos, ya que siempre tendremos a alguien de confianza en dicha posición. Este costoso error se hace evidente cuando se entrega dicho puesto a alguien nuevo y con menor sentido de lealtad y honradez; o, lamentablemente con mucha frecuencia, cuando dicha persona, considerada "de absoluta confianza", de quien se decía que "todos metían la mano al fuego por ella", termina por cometer un fraude de proporciones considerables. Por duro que parezca, una empresa NO puede tener personal imprescindible, ya que en el mediano plazo ello significa dejar abierto el espacio para el fraude.
Para minimizar el riesgo de tal concentración, debe tratarse de contar al menos con tres personas que tengan atribuciones similares, para que en caso de no estar presente una de ellas, siempre se cuente con otros autorizados de respaldo.
*Analista económico
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