En una escena que hasta hace poco parecería sacada de una película de ciencia ficción, las máquinas ya están haciendo el trabajo de decenas de funcionarios públicos en Medellín.
A través de un proyecto liderado por la Secretaría de Innovación Digital, la Alcaldía de Medellín emprendió una iniciativa de vanguardia con la que está automatizando gradualmente y con la ayuda de robots varias labores que ocupaban por semanas enteras a funcionarios de múltiples dependencias.
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Durante los primeros meses, la estrategia ya ha sido aplicada en por lo menos 18 procesos de varias dependencias, representando un ahorro de tiempo de 15.972 horas de trabajo, de acuerdo con los cálculos iniciales.
Santiago Restrepo Arroyave, secretario de Innovación Digital, señaló que los aplicativos que están siendo empleados se están enfocando principalmente en suplir tareas dispendiosas, permitiendo no solo liberar el tiempo de los funcionarios para atender labores más complejas, sino hacer posible que dichas labores se realicen menos tiempo.
“Esta herramienta permite que robots ejecuten tareas administrativas repetitivas entre dos y cinco veces más rápido que un ser humano. Esto ha representado una reducción del 80% en los tiempos de ejecución de los procesos y un ahorro de cerca de 16.000 horas de trabajo, que ahora pueden ser destinadas a actividades más estratégicas”, dijo el funcionario.
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A manera de ejemplo, el secretario apuntó que una de esas tareas que ya está siendo dejadas en manos de los robots se ejecuta en la Subsecretaría de Ingresos de la Secretaría de Hacienda, en donde sus funcionarios tardaban hasta cuatro semanas en poder realizar manualmente decenas de miles de actos administrativos y formularios de notificación indispensables para la liquidación del Impuesto de Industria y Comercio.
Según precisó la Alcaldía, un robot fue programado con la capacidad de generar hasta 14 tipos de actos administrativos usando hojas de cálculo, arrojando archivos en formato PDF y agrupándolos en carpetas comprimidas para que los funcionarios posteriormente los puedan enviar a la ciudadanía.
Gracias a la estrategia de automatización, las nuevas herramientas informáticas han permitido generar más de 11.030 actos administrativos y con sus respectivas planillas de notificación en tan solo 28 horas.
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En esa misma dependencia, se programó también un robot para obtener información de las bases de datos de la Dian y así cruzarlos con otras fuentes de información para hacer seguimiento y proyecciones de recaudo.
Además de dichos formularios de la Secretaría de Hacienda, la automatización también está siendo aprovechada en otras entidades como el Departamento Administrativo de Gestión del Riesgo (Dagrd) y la Secretaría de Gestión y Control Territorial.
Mientras en el primero los robots ya pueden automatizar la radicación de informes técnicos y agrupar diferentes documentos, en la Secretaría de Gestión y Control Territorial los programas ya permiten validar con periodicidad la actualización del catastro, en caso de que un inmueble cambie de propietario.
Según agregó la secretaría, por lo menos 48 funcionarios han sido liberados de tareas administrativas, en un proceso que se espera continúe extendiéndose gradualmente hacia otras dependencias de la Alcaldía.
El Distrito añadió finalmente que esta iniciativa hace parte de una estrategia de largo aliento para consolidar a Medellín como un referente Govtech en la región y permitir que con tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial pueda hacerse más ágil y eficiente la gestión pública.
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