En medio de un necesario proceso de modernización, que contempla la reestructuración de entidades, la transformación digital y la racionalización de trámites, el Estado debió aprender a raíz de la pandemia a operar de manera remota lo cual, en concepto del director de Función Pública, Fernando Grillo, ayudó a acelerar cambios que estaban pensados a largo plazo.
El funcionario habló con EL COLOMBIANO acerca de la modernización de entidades públicas, entre estas en Antioquia, y cómo trabajan para facilitar los servicios de cara a la ciudadanía.
Desde 2019 el Gobierno, a través de Función Pública, había planteado la compleja tarea de modernizar todas las entidades del Estado, ¿qué tanto se entorpeció este proceso con la pandemia?
“Hace ya casi un año tuvimos que apagar el Estado un día de marzo y reiniciarlo al otro día, pero nunca se detuvo. El Estado aprendió en casa; en un 70% de manera remota y solamente un 30% presencial, de un total de más de 1.200.000 servidores públicos. Logramos seguir operando con una nueva figura que no existía, la de trabajo en casa. Desde Función Pública generamos el decreto 491 el año pasado, que además fue declarado exequible en su mayoría por la Corte Constitucional. Hay asignaturas pendientes, en este momento hay un proyecto de ley, liderado por el ministro Ángel Custodio Cabrera, para regular temas de trabajo en casa como horarios laborales, conectividad. Está en segundo debate en la Cámara de Representantes. Pero en síntesis nos potenciamos en cuanto a usos de la tecnología”.
Usted dijo en 2019 que era urgente racionalizar y digitalizar los trámites públicos, pues superaban los 68.000. ¿En esta tarea específica cómo va el país?
“Con ocasión de la expedición del decreto 2106 de 2019 básicamente lo que decíamos es que el ciudadano no podía ser más el mensajero del Estado, y para cambiar esto tiene que haber una institucionalidad reflejada en la campaña “Estado simple, Colombia ágil”. En esta campaña le hemos ahorrado más de 200.000 millones de pesos a los colombianos con la ventaja de no tener que ir a las oficinas a realizar trámites, y para eso optimizamos cosas como pagos por PSE, un trámite que parece tan obvio pero que no era tan claro su funcionamiento en instituciones públicas. Eliminamos el uso de papel en buena parte de las administraciones públicas, validando los documentos electrónicos. Hoy en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT– hay inscritos 2.564 trámites únicos, lo que ocurre es que si multiplicas eso por el número de entidades que hay en el Estado, que son 6200, muchos trámites, como el formulario de pago para el impuesto predial, terminan haciéndose de manera diversa, y eso arroja efectivamente la cifra de casi 68,000 formas diferentes de hacer las actuaciones frente a las administraciones públicas. Eso no se cambia de la noche a la mañana. En este gobierno se expidieron dos normas marco en materia de simplificación de trámites: el 21 decreto 2106 y la Ley Antitrámites, iniciativa del representante a la Cámara Juan Fernando Reyes para racionalizar trámites y eliminar algunos que eran campeones del despropósito como la famosa fotocopia al 150%”.
Hoy estamos generando una política pública orientada a que cualquier trámite que no está inscrito en SUIT no puede solicitársele a un ciudadano. Era una norma que estaba hace mucho tiempo, pero se había quedado rezagada, sin margen de acción. Ahora, con la migración digital, la estamos fortaleciendo e instando a entidades públicas a pasar sus trámites hacia la virtualidad. También, la Ley 2052 de 2020 le da potestad a Función Pública para ser una especie de superintendencia de trámites, y por lo tanto tenemos la obligación de controlar que todos los trámites en este país tengan un marco legal, que no se los inventen en las administraciones públicas. Esto viene de la mano de incentivos para ciudadanos que utilicen medios virtuales para sus diligencias y también con la obligación de reportar a la Procuraduría General a las entidades que incumplan con la ley de simplificación de trámites, en gran medida, gracias al apoyo que nos brinda la ciudadanía sobre estas irregularidades. Eso no existía”.
¿Y cómo está la gobernación de Antioquia y la alcaldía de Medellín en esas tareas de racionalización?
“En la gobernación de Antioquia, en la vigencia 2020, hicimos acciones de racionalización con el gobernador Aníbal Gaviria de 38 trámites. Le voy a citar algunos relevantes: temas de certificación de avalúos catastrales, certificado de libertad y tradición de un vehículo, certificado de paz y salvo por contribución de valorización, temas de impuesto al consumo de cerveza, impuesto al consumo de cigarrillo, licencia de funcionamiento para establecimientos educativos, entre otros. En la alcaldía de Medellín también con el alcalde Daniel Quintero hicimos 23 acciones de racionalización, entre estas, para adoptar animales de compañía, eso tenía un trámite y se logró virtualizar; en la actualización de datos para personas beneficiarias del Sisben, cierres de establecimientos educativos, concesiones de reconocimientos a establecimientos educativos, licencias de funcionamiento. También nos metimos a hacer reestructuración en los municipios PDET de Antioquia”.
¿Cómo evalúa el plan de modernización de la Gobernación de Antioquia?
“Nosotros incorporamos un líder territorial y desplegamos funcionarios de Función Pública para tales fines. Para eso yo firmé un convenio con el gobernador y lo acompañamos desde el día cero en la creación de la Secretaría de Infraestructura, Hábitat y Sostenibilidad; una nueva Secretaría de Seguridad y Justicia; la Secretaría de Inclusión Social y Familia, que es atípica en la administración pública, no la he visto en otras gobernaciones; también acompañamos el nuevo esquema de la Secretaría de Educación, Cultura, Recreación y Deporte; y en algo muy importante y es en la conformación de una instancia, el primer anillo del gobernador, donde estén los proyectos estratégicos. Eso ya se usa en el Gobierno Nacional, y es una dependencia que se encarga del cumplimiento de lo estratégico y de que todos los días, cuando el gobernado entra su despacho, tenga a su disposición información sobre lo que pasa con esos proyectos estratégicos de la mano de públicos de alto nivel. Da gusto saber que tanto la gobernación de Antioquia como en la alcaldía de Medellín decidieron desarrollar esta estrategia, que ha sido impulsada por el Banco Mundial. Pero en síntesis, yo creo que esta reforma de la gobernación de Antioquia, primero se hizo tiempo, es decir durante el primer año de gobierno, así se lo recomendamos en Función Pública a las administraciones. Segundo, resalto el acompañamiento que permitió el gobernador por parte de nuestros funcionarios y abierto a las recomendaciones”.
Hay un tema que es crítico para los municipios, sobre todo de quinta y sexta categoría, y es la formulación de proyectos, lo cual incluso los priva de contar con recursos disponibles porque no tienen la estructura ni el personal para esta tarea. En el marco de la reingeniería de entidades públicas, este asunto debería ser una de las prioridades...
“Nosotros montamos una estrategia para llegar a los municipios PDET en Antioquia y Colombia, con el consejero Emilio Archila. Son oficinas o instancias no burocráticas de gerencia proyectos, que además es algo que estaba pidiendo la cooperación internacional. De estas tenemos creadas 140 de los 170 municipios PDET en Colombia. Para esto contamos con el apoyo del PNUD y la USAID. ¿Para qué sirven? Para que por ejemplo un municipio como Turbo pueda articular proyectos con el departamento de Antioquia y con el DNP en Bogotá y que si le llega la cooperación internacional con los recursos listos para inyectarle a un proyecto de desarrollo encuentre, no a un funcionario de planeación que está ocupado en cientos de tareas ni una secretaría con una enorme burocracia, sino un funcionario de alto nivel que sepa de articulación de proyectos para que esos municipios PDET puedan ejecutarlos en los siguientes 15 años, tal como es su objetivo esencial y quedó acordado en la Habana. El consejero Archila solicitó además que a estos municipios no les costara un peso la capacitación y creación de esta instancia. Hoy 15 de los 24 municipios PDET en Antioquia lo tienen. Faltan Ituango, Valdivia, Vigía del Fuerte, Mutatá, Necoclí, Murindó, Apartadó, Briceño y Yondó.
Volviendo al tema del rediseño institucional, es claro que la reingeniería administrativa y la transformación digital son fundamentales, pero también la renovación e inclusión de jóvenes en entidades públicas. ¿Qué tanto nos hemos avanzado en esto?
“En el programa Más jóvenes en el Estado, lo que dijo el presidente Iván Duque es que no era posible exigir a un joven que está aspirando al cargo de profesional 1 en el sector público pedirle experiencia, por eso derogamos en ese decreto 2365 de 2019 la exigencia de un año de experiencia para el primer cargo y hoy un joven puede ingresar al Estado sin ese obstáculo. Además, cuando vayamos a hacer una reestructuración de cualquier entidad del Estado, el 10% de los cargos que se vayan a crear tienen que ser para jóvenes de 18 a 28 años obligatoriamente o no pasa el decreto, Gracias a esto han ingresado 17.837 jóvenes al Estado de 18 a 28 años, 60% de estos son mujeres. 9.628 jóvenes lo hicieron en entidades en territorio y 8.209 en la Nación. De esos, en planta de personal, con nombramiento, ingresaron 2.585 personas, mientras que el 86% lo hizo para ejecutar proyectos. Es gratificante ver que hoy hay una competencia sana para ver qué entidad contrata jóvenes.
También en el marco del Plan de Desarrollo tenemos la meta de vincular 12.000 personas en condición de discapacidad al Estado hasta agosto de 2022. A la fecha llevamos 5.600 personas; no es una tarea sencilla, pero hay entidades que son líderes al respecto como Ecopetrol. No tengo la cifra consolidada, pero Antioquia y Medellín están claramente alineadas con ambas metas”.
¿Y cómo está la gobernación de Antioquia y la alcaldía de Medellín en esas tareas de racionalización?
“En la gobernación de Antioquia, en la vigencia 2020, hicimos acciones de racionalización con el gobernador Aníbal Gaviria de 38 trámites. Le voy a citar algunos relevantes: temas de certificación de avalúos catastrales, certificado de libertad y tradición de un vehículo, certificado de paz y salvo por contribución de valorización, temas de impuesto al consumo de cerveza, impuesto al consumo de cigarrillo, licencia de funcionamiento para establecimientos educativos, entre otros. En la alcaldía de Medellín también con el alcalde Daniel Quintero hicimos 23 acciones de racionalización, entre estas, para adoptar animales de compañía, eso tenía un trámite y se logró virtualizar; en la actualización de datos para personas beneficiarias del Sisben, cierres de establecimientos educativos, concesiones de reconocimientos a establecimientos educativos, licencias de funcionamiento. También nos metimos a hacer reestructuración en los municipios PDET de Antioquia”.
¿Cómo evalúa el plan de modernización de la Gobernación de Antioquia?
“Nosotros incorporamos un líder territorial y desplegamos funcionarios de Función Pública para tales fines. Para eso yo firmé un convenio con el gobernador y lo acompañamos desde el día cero en la creación de la Secretaría de Infraestructura, Hábitat y Sostenibilidad; una nueva Secretaría de Seguridad y Justicia; la Secretaría de Inclusión Social y Familia, que es atípica en la administración pública, no la he visto en otras gobernaciones; también acompañamos el nuevo esquema de la Secretaría de Educación, Cultura, Recreación y Deporte; y en algo muy importante y es en la conformación de una instancia, el primer anillo del gobernador, donde estén los proyectos estratégicos. Eso ya se usa en el Gobierno Nacional, y es una dependencia que se encarga del cumplimiento de lo estratégico y de que todos los días, cuando el gobernado entra su despacho, tenga a su disposición información sobre lo que pasa con esos proyectos estratégicos de la mano de públicos de alto nivel. Da gusto saber que tanto la gobernación de Antioquia como en la alcaldía de Medellín decidieron desarrollar esta estrategia, que ha sido impulsada por el Banco Mundial. Pero en síntesis, yo creo que esta reforma de la gobernación de Antioquia, primero se hizo tiempo, es decir durante el primer año de gobierno, así se lo recomendamos en Función Pública a las administraciones. Segundo, resalto el acompañamiento que permitió el gobernador por parte de nuestros funcionarios y abierto a las recomendaciones”.
Hay un tema que es crítico para los municipios, sobre todo de quinta y sexta categoría, y es la formulación de proyectos, lo cual incluso los priva de contar con recursos disponibles porque no tienen la estructura ni el personal para esta tarea. En el marco de la reingeniería de entidades públicas, este asunto debería ser una de las prioridades...
“Nosotros montamos una estrategia para llegar a los municipios PDET en Antioquia y Colombia, con el consejero Emilio Archila. Son oficinas o instancias no burocráticas de gerencia proyectos, que además es algo que estaba pidiendo la cooperación internacional. De estas tenemos creadas 140 de los 170 municipios PDET en Colombia. Para esto contamos con el apoyo del PNUD y la USAID. ¿Para qué sirven? Para que por ejemplo un municipio como Turbo pueda articular proyectos con el departamento de Antioquia y con el DNP en Bogotá y que si le llega la cooperación internacional con los recursos listos para inyectarle a un proyecto de desarrollo encuentre, no a un funcionario de planeación que está ocupado en cientos de tareas ni una secretaría con una enorme burocracia, sino un funcionario de alto nivel que sepa de articulación de proyectos para que esos municipios PDET puedan ejecutarlos en los siguientes 15 años, tal como es su objetivo esencial y quedó acordado en la Habana. El consejero Archila solicitó además que a estos municipios no les costara un peso la capacitación y creación de esta instancia. Hoy 15 de los 24 municipios PDET en Antioquia lo tienen. Faltan Ituango, Valdivia, Vigía del Fuerte, Mutatá, Necoclí, Murindó, Apartadó, Briceño y Yondó. Y esto lo hicimos precisamente en medio de la Pandemia, lo cual evidencia que el Estado siguió engranando a pesar de la coyuntura”.
Volviendo al tema del rediseño institucional, es claro que la reingeniería administrativa y la transformación digital son fundamentales, pero también la renovación e inclusión de jóvenes en entidades públicas. ¿Qué tanto nos hemos avanzado en esto?
“En el programa Más jóvenes en el Estado, lo que dijo el presidente Iván Duque es que no era posible exigir a un joven que está aspirando al cargo de profesional 1 en el sector público pedirle experiencia, por eso derogamos en ese decreto 2365 de 2019 la exigencia de un año de experiencia para el primer cargo y hoy un joven puede ingresar al Estado sin ese obstáculo. Además, cuando vayamos a hacer una reestructuración de cualquier entidad del Estado, el 10% de los cargos que se vayan a crear tienen que ser para jóvenes de 18 a 28 años obligatoriamente o no pasa el decreto, Gracias a esto han ingresado 17.837 jóvenes al Estado de 18 a 28 años, 60% de estos son mujeres. 9.628 jóvenes lo hicieron en entidades en territorio y 8.209 en la Nación. De esos, en planta de personal, con nombramiento, ingresaron 2.585 personas, mientras que el 86% lo hizo para ejecutar proyectos. Es gratificante ver que hoy hay una competencia sana para ver qué entidad contrata jóvenes.
También en el marco del Plan de Desarrollo tenemos la meta de vincular 12.000 personas en condición de discapacidad al Estado hasta agosto de 2022. A la fecha llevamos 5.600 personas; no es una tarea sencilla, pero hay entidades que son líderes al respecto como Ecopetrol. No tengo la cifra consolidada, pero Antioquia y Medellín están claramente alineadas con ambas metas”.
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