¿Qué funciones debería tener una plataforma para teletrabajar? Seguramente la opción de hacer reuniones con más de dos personas, para que todos los integrantes del equipo puedan estar; la posibilidad de compartir pantalla y un entorno para compartir archivos y links. Tal vez poder grabar esas reuniones para revisar luego lo que se habló o enviar el archivo a alguien que no estuvo.
Los medios especializados en tecnología han reseñado minuciosamente las funciones de plataformas como Skype, Hangouts y Zoom. Estas tres opciones tienen extensiones que se pueden instalar en los navegadores Firefox y Chrome o la opción de instalar sus aplicaciones en su computador o celular. Aquí sus especificaciones para que decida cuál le puede funcionar mejor de acuerdo con su equipo de trabajo.
Skype
Fue fundada en 2003 pero ahora le pertenece a la gigante tecnológica Microsoft. Está disponible para sistemas operativos Android, iOS, Windows, iPadOS. Permite hasta 50 personas en una sola videollamda. Se pueden grabar las sesiones (estas quedan guardadas 30 días en la nube y con la posibilidad de descargar en cualquier momento) compartir pantalla y archivos.
Observaciones:
El que inicia la llamada debe tener en su lista de contactos a todas las personas que estarán en la reunión, eso dobla un poco el trabajo si es la primera vez que va a teletrabajar con su equipo.
Recomendada para grupos pequeños o profesores y alumnos que van a tomar clases a distancia por largo tiempo, porque aquí se comparten más datos personales como el número de celular o correo electrónico.
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Zoom
Fue fundada en 2011 por el empresario chino Eric Yuan. Se puede usar en PC y Mac y en celulares con Android y iOS. Su plan gratuito permite hasta 100 participantes en una reunión. Tiene planes para empresas grandes y permite alojar hasta 1.000 participantes en una sola llamada con 49 videos apareciendo a la vez.
Varios participantes pueden compartir su pantalla en simultáneo y se pueden grabar las reuniones. Permite registrarse con su cuenta de Gmail o Facebook y no necesita agregar personas a su lista de contactos para una reunión. Solo debe hacer clic en agendar una reunión y podrá compartir un link y un ID para que los demás se conecten sin tener que crear una cuenta.
Observaciones:
Cuando se comparte pantalla, los participantes en la reunión pueden seguir viendo a la persona en cámara, casi ninguna tiene esa característica.
No se necesita tener una cuenta para poder participar en una reunión.
No es necesario que la persona que organiza la reunión inicie la llamada, los participantes pueden acceder primero.
En la versión gratuita, las reuniones grupales no pueden superar los 40 minutos.
Recomendada para quienes buscan estabilidad y calidad en las sesiones
Google Hangouts
Funciona en los navegadores Google Chrome y Firefox y en equipos con Android y iOS. Permite compartir pantalla y grabar también.
Observaciones:
Si un participante comparte pantalla, deja de aparecer la cámara.
Como no tiene una aplicación de escritorio dedicada (no se instala un programa en el PC) y se tiene que manejar todo en el navegador, puede tener problemas en la visualización.
Las grabaciones quedan alojadas en la nube y es necesario que todos los participantes tengan correo en Google para acceder.
Recomendada para reuniones de muchas personas.
Independientemente de la que escoja, recuerde conectarse desde una red segura. Si su Internet falla, comparta datos de su celular en lugar de conectarse a una red pública. Recuerde que su micrófono y cámara estarán activados y un hacker puede interceptar información que puede ser confidencial para su compañía.
Sobre el uso de herramientas para teletrabajar, Marcela Valencia, que lleva 6 años laborando bajo esta modalidad, comparte su experiencia:
“Con mi equipo solemos tener una reunión a las 7:30 a.m. vía Zoom. Para nosotros es muy importante que sea una videollamada, para fortalecer la comunicación no verbal entre nosotros. Trabajamos con toda la G Suite (Gmail, Google Calendar, Hangouts, Drive, Docs, Sheets, Slides) para agendar reuniones más pequeñas y compartir documentos. Las gestión de tareas las asignamos con herramientas como Trello y Monday y las propuestas nuevas llegan por Basecamp. Solo usamos los grupos de WhatsApp para cosas inmediatas y urgentes, así evitamos saturar estos grupos”.
